Сколько лет хранить личное дело работника с 2019 года

Порядок формирования и состав личного дела сотрудника

С оборота последней страницы концы ниток заклеиваются квадратным куском бумаги с печатью предприятия, и делается запись такого содержания: «В данном деле содержится ____ документов на ____ листах. Материалы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью компании ____».

В настоящее время такого документа нет не только в унифицированных формах, но и в рекомендуемых. Действующим законодательством формирование ЛД предусмотрено только для госслужбы, где формируется номенклатура и резерв сотрудников.

Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

Не согласившись с принятым судебным актом, общество подало в Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд апелляционную жалобу, в которой просит решение суда первой инстанции по делу отменить. Жалоба мотивирована тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что фотографии и копии паспортов были получены именно при заключении трудового договора; фотографии и копии паспортов были именно затребованы работодателем.

Личное дело: текущее хранение и передача в архив

Правила хранения кадровых документов отличаются от общих правил хранения управленческой документации, поскольку эти документы обладают высокой социальной значимостью (особенно те, что содержат персональные данные), служат документальным подтверждением прав работника на получение определенного обеспечения, а также подтверждают его трудовой стаж. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Читать еще -->  Жалоба в суд на постановление об административном правонарушении

В прошлом номере «Справочника кадровика» мы разобрались в том, каким образом формируются и ведутся личные дела сотрудников, и определили, какие документы обычно входят в состав личных дел. Все эти документы содержат персональные данные работника, большинство из них имеет длительный срок хранения, а значит, закон предъявляет особые требования к их текущему хранению в кадровой службе и предусматривает специальную процедуру подготовки личного дела к сдаче в архив после увольнения сотрудника. Об этих требованиях, правилах и процедурах мы сегодня и поговорим.

Сколько нужно хранить личное дело уволенного сотрудника

Разъясните, пожалуйста, как применять последние изменения закона об архивном деле. Но пока разъяснений и рекомендаций нет, считаем необходимым строго соблюдать действующие правила архивной работы. Со дня создания , как предписывает новая статья 22.1 закона об архивном деле, сроки хранения документов никогда не устанавливались в ­отечественной архивной практике.

Как хранить личные дела уволенных сотрудников Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в дела является целесообразным.

Сколько лет должна хранится книга приказов и личные дела работников

В соответствии со ст. 15 Гражданского кодекса Республики Казахстан от 27 декабря 1994 года № 269-XII (далее по тексту ГК РК) гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, которое включает фамилию и имя, а также по желанию отчество.

В соответствии с п.2 ст.33 Трудового Кодекса РК внесение изменений и дополнений в трудовой договор, в том числе при переводе на другую работу, осуществляется сторонами в письменной форме в виде дополнительного соглашения в порядке, предусмотренном пунктом 1 настоящей статьи.

Срок хранения личных дел сотрудников сократят почти вчетверо

В министерстве поясняют, что в 2003 году ПФР создал информационную базу индивидуального персонифицированного учета. Таким образом, больше нет смысла при начислении пенсий обращаться к архивам организаций. Сокращение срока хранения позволит разгрузить архивы и снизить расходы работодателей, а также муниципальных и государственных архивов.

Минкультуры России предлагает внести в закон новую ст. 18.1, полностью посвященную хранению документов по личному составу. Согласно этой статье, в течение 75 лет будут храниться лишь документы, созданные до 2003 года, а также документы, дающие право на досрочное назначение пенсии по старости и на пенсию по выслуге лет. Срок хранения других документов сокращается до 20 лет.

Читать еще -->  Справка о доходах физического лица для чего нужна

Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться

При этом согласно пункту 7 статьи 32 Трудового Кодекса Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

Ссылка на основную публикацию