Срок хранения журналов регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу

Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом. На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.

Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.

Оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

Согласно п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 N 558) ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Тем не менее, действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Оформления и ведение журнала регистрации приказов по личному составу

  • о приеме на работу;
  • о совмещении;
  • о перемещении;
  • об увольнении;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о переводе на другую работу;
  • о повышении квалификации, об аттестации, присвоении чинов (званий);
  • о поощрении или награждении:
  • об изменении фамилии;
  • об оплате труда или премировании;
  • о выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска;
  • об отпуске без сохранения заработной платы или об отпуске по уходу за ребенком;
  • о дежурстве по основной деятельности по профилю;
  • о командировках;
  • и другие.
  • листы журнала по личному составу нумеруются, скрепляются печатью, прошнуровываются;
  • журнал заверяется уполномоченным лицом – либо начальником отдела кадров, либо же заместителем по управлению персоналом, или руководителем организации;
  • на узле шнуровки на последней странице журнала оставляется наклейка с оттиском печати организации или отдела кадров. Зависит это от того, кто контролирует порядок ведения журнала;
  • на последней странице журнала делается заверительная надпись следующего содержания:
Читать еще -->  Технический паспорт бти что это такое

Журнал регистрации приказов по личному составу

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Журнал регистрации приказов по личному составу

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Журнал регистрации приказов по личному составу

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Читать еще -->  Снять с кадастрового учета земельный участок

Cрок хранения журнала регистрации приказов

  • о приеме на работу и увольнении;
  • о перемещении по должностям в рамках одного или нескольких структурных подразделений;
  • о прохождении курсов повышения квалификации и присвоении каких-либо особых заслуг;
  • об изменении персональных данных (фамилии, имени, отчества, паспорта, семейного положения);
  • об оплате труда и премировании;
  • о предоставлении дополнительных отпусков в следствии наличия на производстве вредных для здоровья условий труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком и ухода с рабочего места на определенный срок без сохранения заработной платы;
  • о длительных командировках.

Как было сказано выше, журналы регистраций на предприятии должны храниться по-разному. Если в нем зарегистрированы приказы по личному составу, имеющие особое значение и влекущие существенные изменения трудового распорядка или правил ведения трудовой деятельности, то такой приказ помещается в архив на срок в 75 лет. Соответственно, журнал с менее значимыми приказами должен храниться в течение 5 лет.

Сроки хранения приказов по личному составу

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе. Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет. И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением. Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока.

  1. Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
  2. Документы о переводе.
  3. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
  4. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
  5. Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
  6. Личные дела кадров.
  7. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
  8. Приказы об увольнении.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

Ссылка на основную публикацию